Belangrijke informatie

Op deze pagina geven wij achtergrondinformatie over verschillende onderwerpen. Het is belangrijk voor reizigers en hun omgeving om voor de reis op de hoogte te zijn van deze informatie. Dit zijn de onderwerpen op deze pagina.

1. Opstapgegevens
2. Zakgeld
3. Reisdocumenten
4. Accommodaties
5. Maaltijden
6. Handige reistips voor het thuisfront
7. Betalingsverplichtingen
8. Voorvallen en klachten

1. Opstapgegevens
Opstapplaatsen
• De opstapplaatsen staan bij iedere reis vermeld op de website en in de brochures.
• Jij kan op het inschrijfformulier zelf aangeven waar je wil opstappen.
• De opstapplaatsen kunnen door omstandigheden een enkele keer veranderen. Mocht er iets veranderen dan geven we dat jullie meteen door.
• Kaartjes van de opstapplaatsen staan bij de reizen op de website.
• Je bent zelf verantwoordelijk voor het vervoer naar alle opstapplaatsen.

Opstappen bij vertrek en afzetten bij terugkomst van de deelnemers
• Zorg dat je minimaal 20 minuten voor vertrek op de opstapplaats bent. Als je onderweg naar de opstapplaats merkt dat je te laat zult komen, bel ons dan van te voren om dit door te geven, zodat we op de hoogte zijn. Als je langer dan een half uur te laat bent, vertrekt de bus. Eventuele nabrengkosten worden in rekening gebracht.
• Zorg ervoor dat jij of diegene die jou wegbrengt, ALTIJD mobiel bereikbaar is. Geef ons daarom alle mobiele nummers door, dan kunnen we je opsporen als je te laat bent. Dit voorkomt vertragingen.
• Zorg ervoor dat de mensen die je ophalen op tijd zijn, want het busje moet door naar andere ophaalplaatsen. Als de ophalers te laat dreigen te komen, laten ze dan het kantoor bellen. De begeleiders kunnen beperkt wachten.

Wijzigingen in de tijden
• Mochten de vertrektijden veranderen, dan krijg je altijd bericht. Als we tijdens de terugreis merken dat we veel eerder of later zijn, dan proberen we het thuisfront en de ophalers te informeren. Zorg er daarom voor dat wij alle juiste mobiele nummers hebben.

Wijzigingen vertrekdata en -tijden bij vliegreizen
In onze brochures en op onze website staan de vertrek- en terugkomdagen van onze reizen. Deze kunnen uiteindelijk 1 of 2 dagen afwijken. De definitieve vertrekdata van de zomerreizen zijn medio december/januari bekend. Als de datum aangepast wordt, ontvang je daar altijd bericht van. Dit is meestal voor februari. Bij geen bericht zijn de data uit de brochures correct.

Wat is de reden van deze datumwijziging?
Onze zomerbrochure wordt in oktober gedrukt en in november verspreid. De uiteindelijke vluchtgegevens worden pas vanaf december vrijgegeven door de luchtvaartmaatschappijen. Die hebben dan de vluchtschema’s definitief klaar.

Kan een datum daarna nog wijzigen?
Dit zou in principe kunnen gebeuren als een vlucht wordt geannuleerd door een  luchtvaartmaatschappij door bijvoorbeeld te weinig boekers voor een vlucht.

Wanneer krijg je de vluchttijden te horen?
De definitieve vluchttijden ontvangen wij 1 á 2 weken voor vertrek. Wij sturen jullie direct een brief met de vluchtgegevens op het moment dat de tickets geprint zijn.

Let op: zelfs nadat wij de tickets hebben ontvangen, kunnen tijden nog eenzijdig aangepast worden door de luchtvaartmaatschappijen. Wij hebben geen enkele invloed op vertrek- en terugkomtijden.

Wanneer ontvang jij je vliegtickets?
De vliegtickets ontvang je van ons op het vliegveld, vlak voor inchecken. Zo voorkomen we dat tickets zoek raken.

2. Alles over zakgeld tijdens de reizen
Zakgeldadvies
Het zakgeldadvies staat vermeld in de brochures en op de website bij de betreffende reis. Het ligt aan je persoonlijke uitgavenpatroon of dit voldoende zal zijn, want de ene deelnemer geeft meer of minder uit dan de ander. Neem dus altijd wat reservegeld of een pinpas mee. Als je een begeleide reis boekt waarbij de activiteiten exclusief zijn (de meeste strandreizen), dan houden wij daar bij het zakgeldadvies rekening mee. Bij het zakgeldadvies staat dan het totaalbedrag vermeld wat wij adviseren.

Activiteitengeld
De meeste begeleide reizen zijn inclusief activiteiten en excursies. Ons budget is ruim voldoende voor een volwaardig en veelzijdig reisprogramma. Wil je daarbuiten extra activiteiten doen, dan zijn de kosten voor jezelf. Wij kunnen ons namelijk voorstellen dat je en speciale wens hebt tijdens een reis, waarvoor ons budget niet toereikend is. Het programma bepalen we samen met jullie bij aankomst.

Bij een aantal reizen, zoals de strandreizen, zijn de activiteiten exclusief. Dit doen wij omdat de reizigers tijdens de strandreizen verschillende wensen hebben. Omdat wij vinden dat iedereen voor zichzelf moet kunnen uitmaken wat en wanneer je wil uitgeven hieraan, zijn de activiteiten niet inbegrepen. Zo bepaal je zelf jouw budget hiervoor

Pot- of groepsgeld
Wij vragen geen pot- of groepsgeld tijdens onze reizen, omdat we hiervan vinden dat iedereen zelf moet kunnen bepalen hoeveel en wanneer hij of zij iets wil kopen en/of eten/drinken. De ene deelnemer drinkt en/of eet meer, of koopt meer dan de ander. Onze begeleiders zullen hierbij alle gevraagde ondersteuning geven. 

Geldbeheer
Op het inschrijfformulier kan je aangeven of onze begeleiders in beheer moeten nemen. Als je dit aangegeven hebt, geef het geld dan bij vertrek aan de begeleiding. Zij maken samen met jou afspraken over het budget en de verdeling. 

Pinpas en pinlimieten
Check bij je bank of je pinpas ook werkt in het land waar je naar toe reist. Reis je buiten Europa, dan kan het zijn dat je betaalpas gedeblokkeerd moet worden. Zorg er ook voor dat je voldoende saldo hebt om ter plaatse te kunnen gebruiken. Zorg voor een daglimiet van bv. € 100,-. Het is voor onze begeleiders niet handig om in het buitenland 5 dagen achter elkaar een pinautomaat te moeten zoeken om 5 x € 20,- te pinnen voor een deelnemer.

3. Belangrijke reisdocumenten

- Paspoort of identiteitsbewijs
- Visum
- Zorgverzekering
- Europees Medisch Paspoort
- Opiumwet
- Visum
- Inentingen

Paspoort of identiteitsbewijs
In alle reisboekjes staat vermeld welk reisdocument vereist wordt bij de geboekte reis. Dat kan een paspoort of identiteitskaart zijn.
Het paspoort of de identiteitskaart dienen in goede staat te zijn met een juiste geldigheidsdatum. Check dit ruim voor een reis, want het gebeurt wel eens dat reizigers hierdoor geweigerd worden bij de douane! Een kopie is GEEN geldig reisdocument.

Visum
In de brochure staat bij de reis vermeld als er een visum vereist wordt en of dit in- of exclusief de reissom is. Binnen Europa betaal je zelf het visum bij binnenkomst van het land. Dit is bijvoorbeeld het geval bij reizen naar Turkije, Egypte en Tunesië. Een visum voor deze bestemmingen kosten ongeveer € 15,-.

Voor reizen buiten Europa waarvoor een visum vereist is, regelt Flow Reizen het visum. Bij de in- en exclusieven staat vermeld wat de kosten zijn.

Zorgverzekering
Neem je verzekeringspas mee, voor het geval je een dokter of ziekenhuis moet bezoeken. Als medische nota’s contant afgerekend moeten worden, dan kan de begeleiding van Flow Reizen, mits nodig, dit bedrag voorschieten. Wij brengen achterblijvers hiervan op de hoogte. Na de reis ontvang je van ons de originele nota(’s) en een factuur. De nota(’s) kun je bij je zorgverzekeraar declareren.
Tip: vraag bij je verzekeringsmaatschappij een Europese Zorgpas aan. De rekening gaat dan rechtstreeks naar je verzekeringsmaatschappij. De aanvraag van een zorgpas is gratis.

Europees Medisch Paspoort
Het Europees Medisch Paspoort (EMP) bevat belangrijke informatie voor medicijngebruikers en is handig ( ook voor onze begeleiders) als je in het buitenland nieuwe medicijnen nodig hebt. Het EMP is  verkrijgbaar via je huisarts, je medische specialist, de GGD of de apotheek.

Opiumwet
Sommige medicijnen vallen onder de Opiumwet zoals bv. sterke pijnstillers, ADHD-medicatie zoals Ritalin of Concerta, medicinale cannabis. Hier zijn strenge regels voor en soms heb je een verklaring nodig.

Schengenverklaring
Patiënten met geneesmiddelen die onder de Opiumwet vallen en naar een Europees land willen reizen dat onder de Schengenlanden valt, moeten een Schengenverklaring meenemen. Hierin staat dat de patiënt deze medicijnen meeneemt voor eigen gebruik. De voorschrijvende arts moet die verklaring ondertekenen en de IGZ moet de verklaring waarmerken. De patiënt stuurt de volledig ingevulde en door de arts ondertekende verklaring naar het IGZ-loket. De inspectie stuurt de gewaarmerkte verklaring terug.
Meer informatie over de Schengenverklaring is te vinden op www.farmatec.nl. Hier kun je tevens het formulier downloaden. Je kan ook bellen (op werkdagen tussen 09.00 en 17.00 uur) of mailen: tel. 070 - 340 55 88, e-mail: schengenverklaring@minvws.nl.

Niet-Schengenlanden
Reizigers naar een land buiten het Schengengebied hebben toestemming nodig van de ambassade of het consulaat van het betreffende land in Nederland. Om die toestemming te krijgen, hebben zij een verklaring nodig van de voorschrijvende arts.

Verenigde Staten
Niet alle medicijnen worden toegelaten tot de Verenigde Staten. Geneesmiddelen die niet op de FDA Food Orange Lijst van de Food and Drug Administration (FDA) staan, zijn verboden in te voeren in de VS. Er staan zware straffen op de invoer van deze geneesmiddelen. Voor meer informatie, zie www.fda.gov
Wil je meer weten over de inhoud van deze  wet, dan kun je op de website van de overheid terecht: www.wetten.overheid.nl

Inentingen
Flow Reizen is niet bevoegd om advies te geven omtrent inentingen. Wij raden je aan om de dichtstbijzijnde GGD of je huisarts te raadplegen. Voor de adressen van alle GGD’s ga naar http://www.ggd.nl/contact/bij-u-in-de-buurt.

4. Accommodaties
Algemeen
Alle hotels en vakantiehuizen in deze brochure worden met zorg uitgezocht. Ieder jaar reizen we door Europa om de geselecteerde accommodaties te bezoeken. Er staat ieder jaar een reisverslag van deze werkreis op de website. Voor alle overnachtingen geld dat we dames en heren altijd gescheiden houden tenzij men dit anders aangeeft op het inschrijfformulier.

De eindbestemming
We zoeken een accommodatie die past in de omgeving, die betaalbaar is en vooral waar we welkom zijn. We zoeken daarnaast zoveel mogelijk accommodaties met losse bedden. Het is echter zo, dat in een aantal hotels een 1-persoonsbed niet in voldoende mate aanwezig is. Je slaapt dan in 2-persoonsbedden maar wel met 1-persoonsbeddengoed. Als je dit risico niet wil nemen, boek dan mits mogelijk, een 1-persoonskamer.Daar betaal je een toeslag voor. Deze toeslagen staan vermeld bij de reizen op de website en in de brochures.
Bij iedere reisbeschrijving staat de accommodatie ook duidelijk beschreven en meestal met foto’s ondersteunt. Zo weet je wat je kan verwachten.

De tussenovernachting
Als je een minibusreis boekt, dan moeten we meestal lange etappes maken. We boeken dan een tussenovernachting. Meestal gebeurt dat in een Motel. Motels zijn eenvoudiger dan hotels, maar praktisch omdat ze langs de snelweg liggen en ze zijn goedkoper, waardoor we de prijs lager kunnen houden. Wij werken veel samen met Ibis. Zij hebben goede en nette kamers met eigen sanitair. Als je een eenpersoonskamer geboekt hebt, dan heb je ook een 1pk tijdens de tussenovernachting.

Vlieg- en strandreizen
Bij de begeleide vlieg- en strandreizen boeken we in principe 2-persoonskamers. Omdat het kan gebeuren dat er een oneven aantal deelnemers boekt kan er een 3-persoonskamer bij zitten. Wij eisen dan wel 3 gelijkwaardige bedden. In de meeste gevallen kiezen wij er echter voor om een extra 1pk te boeken, maar soms kan dat niet.

Kamperen
Bij de luxe campingreizen staan de ruime tenten al opgezet klaar en je slaapt in een campingbed. We hebben een grote, volledig ingerichte keuken- en groepstent ter beschikking met een koelkast, enz.. In 2013 en 2014 zijn dit Kroatië en Viareggio.
Bij de traditionele campingreizen overnacht je in 2-persoonstenten en je slaapt op een slaapmat of luchtbed (zelf meenemen). We nemen een grote keuken- en groepstent mee. Wij zorgen voor banken, tafels, stekkers, lampen en alle keukenspullen. Je zorgt zelf voor een slaapmat of luchtbed, kussen en slaapzak.

5. Maaltijden tijdens de reis
We hebben verschillende opties qua maaltijden. Hieronder kun je de verschillen lezen. Bij alle reizen staat beschreven hoe de maaltijden zijn geregeld.

Halfpension
Hierbij is het ontbijt en het diner inclusief. Drankjes zijn voor eigen rekening. Dit komt zelden voor bij Flow Reizen.

Halfpension met lunch  of volpension
Hierbij is het ontbijt, de lunch en het diner inclusief. Drankjes zijn voor eigen rekening mits anders beschreven. Dit is ons meest voorkomende maaltijdaanbod.

(Ultra) all inclusive
Hierbij zijn alle maaltijden en drankje in het hotel inclusief. Als er Ultra bij staat, dan heeft het hotel meestal meerdere restaurants waaronder 1 of meer a la carte restaurants. Meestal komen de (ultra) all inclusive formules voor bij de strandlocaties.

Zelf koken
Bij kampeer- en vakantiehuisreizen koken we zelf. We bepalen iedere dag samen met jou wat we eten. Het moet in ieder geval lekker, gezond en voldoende zijn. Ontbijt en lunch zijn ook bij de prijs inbegrepen. We zorgen voor koffie, thee en frisdrank bij het eten. Wij vinden het leuk als deelnemers meehelpen bij het koken maar dat is niet verplicht. We stellen het wel op prijs als iedereen zijn of haar steentje bijdraagt bij het afwassen/opruimen.

Lunch
Op de meeste reizen organiseren wij veel uitstapjes en activiteiten. We zijn dus veel onderweg. Daarom bestaat de lunch vaak uit een gezellige picknick of een lunchpakketje.

’s Lands eer..
Je moet je beseffen dat ieder land andere eetgewoontes heeft. In de Balkanlanden eet men vaak veel vlees met aardappels en groenten. In de Alpenlanden eet men niet zoveel groenten, maar wel weer veel salade bij de maaltijd. Rond de Middellandse Zee eet men weer meer pasta’s, vis en groenten. Maar dat is juist het mooie van reizen. Laat je verrassen! Wij zijn op bijna alle plekken geweest en het eten is altijd goed verzorgd bij de hotels die wij selecteren, maar smaken kunnen verschillen.

Buffetgerechten
Bij de all inclusive reizen worden de maaltijden in buffetvorm aangeboden. Dat betekent dat de gerechten al klaar staan en op een lange tafel gepresenteerd worden. Buffetgerechten zijn erg uitgebreid. Als je wil, dan kan je iedere dag iets anders eten. Kies je ervoor om iedere dag hetzelfde te pakken, dan kan het lijken alsof het eentonig is.

Meestal zijn de buffetgerechten minder warm dan je gewend bent. Dit heeft 2 reden:
1. In warme landen eet men minder warm.
2. De gerechten zijn al voorbereid omdat de strandhotels vaak voor grote groepen mensen tegelijk moeten koken. Ze worden dan in warmhoudbakken gezet, waardoor je zal merken dat het minder warm is dan de maaltijden die je direct uit de pan krijgt. Als je dit van tevoren weet, dan valt het allemaal wel mee. 

6. Handige tips voor het thuisfront
Tijdens de Kennismakingsdag in mei ontvangt Iedere reiziger zijn of haar reispapieren. Ben je niet aanwezig, dan sturen wij je deze reisgegevens in de week na de Kennismakingsdag. In het boekje staat een pagina met informatie voor het thuisfront. Zorg ervoor dat de achterblijvers een kopie van deze informatie hebben!

Adresgegevens Flow Reizen
Straat: Risseweg 9
Postcode: 6004 RM 
Plaats: Weert  
Telefoon: 0495/544823
E-mail: info@flowreizen.nl
Website: www.flowreizen.nl
Noodnummer: 06-49770581 
Openingstijden kantoor: Maandag t/m vrijdag van 08.30 uur tot 17.00 uur

Gebruik van het noodnummer
Bel in eerste instantie ons kantoor. Het noodnummer is 24-uur per dag bereikbaar tijdens de reizen. Wij verzoeken u om alleen bij zeer dringende zaken dit noodnummer te bellen.

Procedure noodgevallen en calamiteiten
Wij hebben vaste procedures bij calamiteiten tijdens een reis. Onze begeleiders zullen meten actie ondernemen volgens afspraak. Op het moment dat de situatie duidelijk is, neemt Flow Reizen contact op met het thuisfront. Wij brengen het thuisfront op de hoogte van de situatie en we overleggen gezamenlijk met u alle verdere stappen. Van de calamiteiten wordt een logboek bijgehouden met alle details. Dat kan u opvragen na een reis.

Bereikbaarheid thuisfront
Zorg er voor dat achterblijvers tijdens de reis altijd mobiel en per E-mail bereikbaar zijn. Dit geld ook voor de wegbrengers en de ophalers. Als er dringende situaties zijn, dan moeten wij de achterblijvers snel kunnen bereiken. Geef ons daarom deze gegevens ruim voor een reis door aan ons kantoor. Op het inschrijfformulier vragen wij expliciet naar deze gegevens.

Bijzondere informatie tijdens de reis
Als er iets bijzonders te melden valt, zoals het feit dat de groep op bestemming is aangekomen, verandering van de aankomsttijd, enz. dan zullen we dit hier melden op deze website. Let op, het is een extra service, we kunnen niet garanderen om dit in alle gevallen tijdig te melden. Mocht het te kort dag zijn, dan worden de achterblijvers telefonisch of per E-mail geïnformeerd. Dit gebeurd bijvoorbeeld bij vertraging op de terugreis.

Belangrijke informatie op deze website
Lees altijd de handige reistips en de algemene informatie op onze website. Hierin staat belangrijke informatie voor de reiziger maar ook voor achterblijvers. Zo bent u op de hoogte van onze werkwijze.

Persoonlijke inlogpagina reizigers
Iedere reiziger heeft een persoonlijke pagina op onze website. Op deze  pagina staan je persoonsgegevens, deelnemers- en begeleiderslijsten, een factuur- en betalingsoverzicht, een digitale versie van het reisboekje, enz.
Je inloggegevens staan onderaan vermeld op je factuur.

7. Alles wat je moet weten over de reisovereenkomst en betalingsverplichtingen
De overeenkomst
Op het moment dat wij een (door de juiste tekenbevoegde persoon) ondertekend inschrijfformulier ontvangen, gaan wij over tot factureren. Zodra deze factuur verzonden is, ben je een rechtsgeldige overeenkomst met Flow Reizen aangegaan. Vanaf dit moment gelden de annuleringsvoorwaarden en de algemene reisvoorwaarden. Onze reizen vallen onder de reisvoorwaarden van de ANVR. Beide onderwerpen staan beschreven op deze website.

Betalingstermijnen
Op iedere factuur staat een betalingstermijn. Deze termijn vermeld datum van aanbetaling en de uiterste datum van restbetaling of totaalbetaling. Ook de verschuldigde bedragen staan erbij. Je ontvangt de factuur na boeking. De factuur kun je ook bekijken op je persoonlijke inlogpagina.

Niet tijdig betalen
Niet tijdig betalen kan gevolgen hebben. Wordt de aan-, rest of totaalbetaling niet tijdig betaald, dan is de reiziger in verzuim. Je wordt daarvan op de hoogte gesteld d.m.v. een herinnering per mail. De reiziger heeft vervolgens 7 werkdagen om alsnog te betalen. Blijf je In gebreke, dan wordt geacht de boeking te zijn geannuleerd op de dag van verzuim (ANVR voorwaarden). Daarvoor worden dan de gebruikelijke annuleringskosten in rekening gebracht.
In uitzonderlijke gevallen kan er een uitstel van betaling overeengekomen worden met Flow Reizen. Het risico hiervan ligt bij de reiziger. Dat betekent dat je bij niet tijdig betalen uitgesloten kan worden van de reis en dat je de annuleringskosten van dat moment verschuldigd bent aan Flow Reizen.

Voorbeeld
Een factuur moet 6 weken voor vertrek geheel betaald zijn. Bij niet tijdig betalen, ondanks de herinneringsbrieven, kun je uitgesloten worden van de reis. De kosten die jij op dat moment moet betalen aan Flow Reizen zijn 50% van het totaalbedrag van je factuur (zie Annuleringsvoorwaarden).
Als wij in dit geval een uitstel van 2 weken verlenen en er wordt niet tijdig betaald, dan heeft Flow Reizen het recht om je reis te annuleren. De kosten die jij op dat moment moet betalen aan Flow Reizen zijn 75% van het totaalbedrag van je factuur (zie Annuleringsvoorwaarden). Het risico van uitstel ligt altijd bij de boeker. Deze regel is conform de reisvoorwaarden ANVR, artikel 3.
Alle overige kosten die verbonden zijn aan de invorderingsmaatregelen, zoals de juridische kosten, komen ingevolge onze leveringsvoorwaarden geheel voor rekening van de boeker. Tevens maken wij dan aanspraak op de wettelijke en contractuele rente, vanaf het moment van het verstrijken van de vordering d.d. betaald.
Let op: uit ervaring kunnen wij melden dat deze kosten kunnen oplopen tot het 3 -tot 4-voudige bedrag.

8. Voorvallen en klachten
Klachten voorkomen
Het kan voorkomen dat deelnemers tijdens een reis moeite hebben met het uiten van hun werkelijke gevoelens en emoties. Probeer toch om tijdens een reis je onvrede aan te geven bij de begeleiding, dan kunnen we er iets aan veranderen. Na een reis kan dat niet meer!

Tip 1: Lees alle belangrijke informatie op onze website. Daar worden al heel veel antwoorden gegeven op de meest voorkomende situaties.
Tip 2: Heb je moeite met het uiten van je gevoelens, vermeld dit dan op je inschrijfformulier, dan is de begeleiding hiervan op de hoogte en zullen ze regelmatig navraag bij je doen. Dat doen ze toch wel, maar ze zullen er extra op letten.

Voorvallen tijdens de reis
Van eventuele voorvallen en klachten houden we tijdens een begeleide reis een logboek bij. Dit vullen we, mits noodzakelijk,  samen in met alle betrokken partijen. Als men er tijdens de reis niet (helemaal) uitkomt, dan zullen begeleiders bellen met het thuisfront voor informatie en overleg.

Onvrede na de reis
Als je na de reis alsnog ergens ontevreden over bent, bel ons zeker, dan gaan we de situatie bekijken en uitzoeken met alle betrokken partijen. Ben je daarna nog niet tevreden, dan kan je tot 8 weken na terugkomdag van de reis een schriftelijke klacht indienen. Deze dient aangetekend per post naar ons verzonden te worden. Wij hebben een klachtenafhandeling protocol waarbij nastreven om alle klachten binnen redelijke tijd op te lossen. Dit protocol sturen wij na ontvangst van een aangetekende klacht direct op.