Reis- en bagageverzekering

Algemeen
Bij alle begeleide reizen die in onze brochures staan vermeld, hoort automatisch een reis- en bagageverzekering. Voor risicosporten zoals skiën, raften, kajakken enz. sluiten wij een activiteitenverzekering af. De totaalprijs van de reis is inclusief deze verzekeringen.

De belangrijkste zaken:

  1. Er geldt een eigen risico van € 50,- per voorval.
  2. Geld is meeverzekerd tot een maximum bedrag van € 115,-
  3. Ziektekosten moeten bij jouw eigen zorgverzekering worden ingediend. Doorgaans leidt dit tot een snellere afhandeling. Mocht het voorkomen dat de zorgverzekeraar bepaalde kosten niet dekt, dan kan er alsnog een beroep gedaan worden op de reisverzekering.
  4. Zorg er altijd voor dat je originele facturen kunt overleggen van je aankopen bij beschadiging of diefstal.
  5. De verzekeraar stelt als voorwaarde dat er bij schade of diefstal in het buitenland altijd aangifte gedaan wordt in het land van verblijf. Onze begeleiders weten dit en zullen je hierbij assisteren. Geef het daarom altijd door als je iets mist.

Hoe meld je schade of diefstal aan?

  1. Bel ons na de reis dan sturen wij direct een schadeformulier naar je op, samen met een brief met uitleg hoe je het formulier moet invullen.
  2. Vul het formulier in, onderteken het en stuur het met de gevraagde bijlage(n) (bijvoorbeeld originele aankoopbonnen en de gedane aangifte) terug naar het kantoor van Flow Reizen.
  3. Wij checken het formulier en sturen dit vervolgens door naar de verzekeringsmaatschappij.
  4. De verzekeringsmaatschappij beoordeeld het schadeformulier. Op het besluit van de verzekeraar heeft Flow Reizen geen enkele invloed.
  5. De verzekeraar meldt het besluit middels een mail of een brief aan Flow Reizen en wij lichten jou in over dit besluit.
  6. Bij uitkering wordt het verschuldigde bedrag door de verzekeraar aan ons uitgekeerd en wij zullen dat per ommegaande overmaken naar de reiziger.
  7. Houdt er rekening mee dat de afhandeling van een schade- of diefstalmelding 6 tot 8 weken kan duren.

Heb je zelf een doorlopende reis- en bagageverzekering?
Dit kan je op het boekingsformulier aangeven, de kosten van onze reis-, bagage- en activiteitenverzekering brengen wij dan in mindering op je reissom.
Meld ook dan tijdens de reis bij de begeleiding dat je iets mist, zodat ze je kunnen helpen bij het doen van aangifte. Bij een eigen verzekering ben je zelf verantwoordelijk voor de verdere afhandeling met je eigen verzekeringsmaatschappij.

Een reis annuleren
Er zijn 2 annuleringsmogelijkheden:

  1. Flow Reizen annuleert een reis
  2. De reiziger annuleert een reis

Ad 1: Flow Reizen annuleert een reis:

Het gebeurd ieder jaar dat 1 of meerdere reizen niet doorgaan.

Waarom annuleert Flow Reizen een reis?
Als er een negatief reisadvies voor een bepaald land wordt afgegeven door de Minister van Buitenlandse Zaken of als er te weinig inschrijvingen zijn op een reis, dan kunnen wij een reis annuleren.

Wanneer worden reizen geannuleerd?
Voor de zomerreizen beslissen wij tussen eind februari en eind maart of er voldoende inschrijvingen zijn op een reis om deze te laten doorgaan. Dit doen we al zo vroeg in het seizoen, zodat we jullie nog genoeg alternatieve en gelijkwaardige reizen aan kunnen bieden. Zouden we deze beslissing pas enkele weken voor vertrek nemen, dan zijn er weinig tot geen alternatieven meer.
Komt er vanuit het Ministerie van Buitenlandse zaken voor een bepaald land een negatief reisadvies, dan moeten we soms vlak voor vertrek nog een reis annuleren. Indien mogelijk zullen we dan proberen om voor de hele groep een alternatieve reis aan te bieden.

Hoe werkt het als Flow Reizen een reis annuleert en wat moet jij doen?

  1. De reiziger en de contactpersoon ontvangen een mail met daarin de reden van annuleren van de reis en een lijst met alternatieve mogelijkheden.. Deze mail wordt ook per brief naar de reiziger gestuurd.
  2. Bel of mail ons om door te geven voor welk alternatief je kiest, zodat wij meteen een optie voor je kunnen noteren.
  3. Vul jouw alternatief in op de ontvangen brief en stuur deze voorzien van een handtekening terug naar het kantoor van Flow Reizen.  Ook als je de reis wil annuleren en niet wil omboeken naar een alternatieve reis.
  4. Kies je voor een andere reis, dan ontvang je een creditfactuur van de geannuleerde reis en een nieuwe factuur van de nieuwe reis.  Alle eventueel reeds gedane betalingen zullen wij verrekenen op de nieuwe factuur.
  5. Kies je geen andere reis, dan maken we een creditfactuur van de geannuleerde reis. Alle eventueel reeds gedane betalingen zullen wij dan per ommegaande naar je terugstorten.

Ad 2: De reiziger annuleert een reis

Het kan ook gebeuren dat je zelf niet meer op reis wil of kan gaan. Om misverstanden te voorkomen en ter bescherming van de reiziger en de reisorganisatie, heeft de ANVR hier regels over gemaakt. Hieronder staan de belangrijkste zaken die je moet weten.

De annuleringsverzekering
We raden je aan om bij boeking een annuleringsverzekering af te sluiten. Als er voor aanvang van jouw reis iets gebeurd waardoor je moet annuleren dan kun je via deze verzekering de gemaakte annuleringskosten declareren. Je kan via het boekingsformulier een annuleringsverzekering afsluiten bij Flow Reizen, maar je kan dit ook bij je eigen verzekeraar regelen.

Annuleren kan alleen per aangetekende brief.
Dit is, zodat beide partijen altijd kunnen aantonen dat er daadwerkelijk geannuleerd is. Zonder deze aangetekende brief kunnen misverstanden optreden of er nu wel of niet geannuleerd is.

Voorbeelden van geldige redenen om te annuleren:

  1. De reiziger is aantoonbaar ziek en is niet in staat om te reizen.
  2. Door een ongeval ben je niet meer in staat om te reizen. Bij annulering vanwege gezondheidsredenen ben je verplicht om een doktersverklaring te overleggen aan de verzekering.
  3. Er is sprake van een sterfgeval in de directe familie (ouders, broer/zus, grootouders) of het is aantoonbaar dat dit ieder moment kan gebeuren.

Voorbeelden van ongeldige redenen om te annuleren:

  1. Je hebt geen zin meer in de vakantie.
  2. Je kan alsnog geen vrij krijgen van je werk
  3. Je komt erachter dat je de reis toch niet (meer) kan betalen.

De annuleringsvoorwaarden
De onderstaande bedragen zijn verschuldigd aan Flow Reizen bij een annulering. Deze kosten zijn, mits er sprake is van een geldige reden, te verhalen op de annuleringsverzekering.

  • Tot 3 maanden voor vertrek ben je 25% van de totale reissom aan Flow Reizen verschuldigd + de kosten van de annuleringsverzekering, mits via Flow Reizen afgesloten.
  • Van 3 tot 1 maand voor vertrek ben je 50% van de totale reissom aan Flow Reizen verschuldigd + de kosten van de annuleringsverzekering, mits via Flow Reizen afgesloten.
  • Van 1 maand tot 8 dagen voor vertrek ben je 75% van de totale reissom aan Flow Reizen verschuldigd + de kosten van de annuleringsverzekering, mits via Flow Reizen afgesloten.
  • Vanaf 7 dagen voor vertrek ben je 100% van de totale reissom aan Flow Reizen verschuldigd + de kosten van de annuleringsverzekering, mits via Flow Reizen afgesloten.

Werkwijze:

  1. Stuur ons een aangetekende brief met daarin de reden van het annuleren van de reis. Let op, de datum waarop wij deze brief ontvangen is de datum van annuleren. Heermee wordt voorkomen dat er misverstanden kunnen ontstaan of een reis nu wel of niet door de reiziger is geannuleerd.
  2. Na ontvangst van jouw brief maken wij een creditfactuur van de geannuleerde reis en een factuur van de annuleringskosten die je verschuldigd bent aan Flow Reizen (de percentages staan hierboven).  Deze sturen we samen met het schadeformulier en een brief met uitleg over hoe dit ingevuld moet worden naar je op. (Op de factuur van de annuleringskosten verrekenen wij alle eventueel reeds betaalde bedragen. Mocht blijken dat je op dat moment teveel betaald hebt, storten wij het teveel betaalde bedrag per ommegaande retour).
  3. Vul het ontvangen schadeformulier helemaal in, onderteken het en stuur dit met de gevraagde bijlage(n) (bijvoorbeeld een doktersverklaring) terug naar het kantoor van Flow Reizen.
  4. Wij checken jouw formulier en sturen dit met alle benodigde bijlagen naar de verzekeraar.
  5. De verzekeraar beoordeeld het schadeformulier. Op het besluit van de verzekeraar heeft Flow Reizen geen enkele invloed.
  6. Als de verzekeraar besluit om tot uitkering over te gaan, dan ontvangen wij hierover een mail of een brief. Wij lichten jouw in over dit besluit.
  7. Het bedrag van de vergoeding wordt door de verzekeraar naar Flow Reizen overgemaakt en wij zullen dit  per ommegaande uitkeren aan de reiziger.
  8. Hou er rekening mee, dat de afhandeling van een annuleringsdossier zeker 6 tot 8 weken kan duren.

Heb je na het lezen van deze uitleg nog vragen, bel of mail ons gerust!