Belangrijke informatie

Op deze pagina geven wij achtergrondinformatie over verschillende onderwerpen. Het is belangrijk voor reizigers en hun omgeving om voor de reis op de hoogte te zijn van deze informatie. Dit zijn de onderwerpen op deze pagina. Staat jou onderwerp er niet bij? Kijk eens op Veelgestelde vragen

1. Accommodaties
2. Maaltijden
3. Handige reistips voor het thuisfront
4. Betalingsverplichtingen
5. Voorvallen en klachten
6. Omboeken van een reis en kosten

Algemeen

Alle hotels en vakantiehuizen in deze brochure zijn met zorg geselecteerd. Ieder jaar reizen wij door Europa om de accommodaties persoonlijk te bezoeken en te controleren op kwaliteit en sfeer. Bij alle overnachtingen geldt dat dames en heren standaard gescheiden worden ingedeeld op de kamers, tenzij op het inschrijfformulier wordt aangegeven dat men samen wil verblijven.

De hoofdbestemming

Bij het selecteren van onze accommodaties zoeken we naar een plek die past bij de omgeving, betaalbaar is en waar onze groep welkom is. Waar mogelijk kiezen we voor accommodaties met losse bedden. In sommige hotels zijn echter niet voldoende eenpersoonsbedden beschikbaar. In dat geval kan het voorkomen dat je in een tweepersoonsbed slaapt, maar wel met eenpersoonsbeddengoed. Wil je dit liever voorkomen, dan kun je – indien beschikbaar – een eenpersoonskamer boeken. Hiervoor geldt een toeslag. Deze toeslagen staan vermeld bij de reizen op de website. Bij een oneven aantal deelnemers kan een driepersoonskamer worden gebruikt. Daarbij zorgen wij altijd voor drie gelijkwaardige bedden. In veel gevallen boeken wij liever een extra eenpersoonskamer, maar dat is niet altijd mogelijk. Bij iedere reisbeschrijving staat de accommodatie duidelijk vermeld, vaak met foto’s en een link naar de locatie. Zo weet je wat je kunt verwachten. Onze hotels scoren gemiddeld hoger dan een 8 op Zoover.

De tussenovernachting

Bij minibusreizen maken we vaak langere etappes. Daarom plannen we meestal een tussenovernachting, vaak in een motel. Motels zijn eenvoudiger dan hotels, maar praktisch omdat ze langs de snelweg liggen en bovendien betaalbaar zijn. Zo kunnen we de reissom zo laag mogelijk houden. Heb je een eenpersoonskamer geboekt, dan heb je die ook tijdens de tussenovernachting. Bij de reisinformatie vind je bovendien een link naar de betreffende overnachtingslocatie.

Vlieg- en strandreizen

Bij de begeleide vlieg- en strandreizen boeken we in principe 2-persoonskamers. Omdat het kan gebeuren dat er een oneven aantal deelnemers boekt kan er een 3-persoonskamer bij zitten. Wij eisen dan wel 3 gelijkwaardige bedden. In de meeste gevallen kiezen wij er echter voor om een extra 1-pk te boeken, maar soms kan dat niet.

Kamperen

Bij de luxe campingreizen staan ruime tenten al voor je klaar en slaap je op een campingbed. Daarnaast is er een grote, volledig ingerichte keuken- en groepstent met onder andere een koelkast.

Bij de traditionele campingreizen overnacht je in tweepersoonstenten en slaap je op een slaapmat of luchtbed (zelf meenemen). Wij nemen een grote keuken- en groepstent mee en zorgen voor banken, tafels, verlichting, stekkers en alle keukenspullen. Je neemt zelf een slaapmat of luchtbed, kussen en slaapzak mee.

We hebben verschillende opties qua maaltijden. Hieronder kun je de verschillen lezen. Bij alle reizen staat beschreven hoe de maaltijden zijn geregeld.

Halfpension met lunch of volpension

Hierbij is het ontbijt, de lunch en het diner inclusief. Drankjes zijn voor eigen rekening mits anders beschreven. Dit is de meest voorkomende optie.

(Ultra) all inclusive

Bij de accommodaties zijn alle maaltijden en drankjes in het hotel inbegrepen. Staat er Ultra vermeld, dan heeft het hotel vaak meerdere restaurants, waaronder één of meer à la carte restaurants. (Ultra) all-inclusive formules komen meestal voor bij de strandlocaties.

Zelf koken

Bij kampeer- en vakantiehuisreizen koken we zelf en bepalen we samen wat er elke dag gegeten wordt. Het eten is lekker, gezond en voldoende. Ontbijt en lunch zijn bij de prijs inbegrepen, en koffie, thee en frisdrank zijn beschikbaar tijdens de maaltijden. Het is fijn als deelnemers meehelpen met koken, maar dat is niet verplicht. Wel waarderen we het als iedereen bijdraagt aan afwassen en opruimen.

Lunch

Op de meeste reizen organiseren we veel uitstapjes en activiteiten, waardoor we veel onderweg zijn. Daarom bestaat de lunch vaak uit een gezellige picknick of een lunchpakketje.

Andere eetgewoontes

Houd er rekening mee dat ieder land zijn eigen eetgewoontes heeft. In de Balkanlanden eet men vaak veel vlees met aardappels en groenten, in de Alpenlanden is er minder groente maar meer salade, en rond de Middellandse Zee zie je meer pasta, vis en groenten. Dat is juist het leuke van reizen! Bij de door ons geselecteerde hotels is het eten altijd goed verzorgd, maar smaken kunnen verschillen. Laat je verrassen!

Buffetgerechten

Bij all-inclusive reizen worden de maaltijden in buffetvorm aangeboden: de gerechten staan al klaar en worden op een lange tafel gepresenteerd. De buffetten zijn vaak uitgebreid, zodat je elke dag iets anders kunt kiezen. Kies je steeds hetzelfde, dan kan het wat eentonig lijken.

Buffetgerechten zijn meestal minder warm dan je gewend bent, om twee redenen:

1. In warme landen eet men vaak minder warme maaltijden.
2. Strandhotels bereiden vaak grote hoeveelheden voor grote groepen, waarna de gerechten in warmhoudbakken worden gezet. Hierdoor zijn ze niet zo heet als vers bereide maaltijden uit de pan.

Als je dit weet van tevoren, valt het echter goed mee.

Adresgegevens Flow Reizen

• Straat: Risseweg 9
• Postcode / Plaats: 6004 RM, Weert
• Telefoon: 0495-544823
• Noodnummer: 0495-745292
• E-mail: info@flowreizen.nl
• Website: www.flowreizen.nl
• Openingstijden kantoor: maandag t/m vrijdag van 08.30 tot 17.00 uur

Gebruik van het noodnummer

Bel in eerste instantie ons kantoor. Het noodnummer (0495-745292) is 24-uur per dag bereikbaar tijdens de reizen. Wij verzoeken u om alleen bij zeer dringende zaken dit noodnummer te bellen.

Procedure noodgevallen en calamiteiten

Wij hebben vaste procedures bij calamiteiten tijdens een reis. Onze begeleiders zullen meteen actie ondernemen volgens afspraak. Op het moment dat de situatie duidelijk is, neemt Flow Reizen contact op met het thuisfront. Wij brengen het thuisfront op de hoogte van de situatie en we overleggen gezamenlijk met u alle verdere stappen. Van de calamiteiten wordt een logboek bijgehouden met alle details. Dat kan u opvragen na een reis. Ook hebben we speciale werkafspraken met de Goudse Verzekeringen waardoor we bij calamiteiten sneller en adequater kunnen handelen. 

Reisboekje

Goed voorbereid op reis gaan is erg belangrijk. Daarom hebben wij per reisbestemming een reisboekje gemaakt die je ruim voor vertrek kunt downloaden vanuit jouw persoonlijke account. Je krijgt van ons bericht zodra het reisboekje voor jou klaar staat. Dat is meestal kort voor de Kennismakingsdag in mei of kort voor FestiFlow in november zodat je jouw vragen tijdens deze dagen kunt stellen. In het reisboekje staat belangrijke reisinformatie over jouw reis zoals de opstapplaatsen, reisdocumenten, meeneemlijst en nog veel meer. Lees het reisboekje ruim voordat je op reis gaat goed door. Mocht je na het lezen nog vragen hebben, neem dan contact met ons op.

Bereikbaarheid thuisfront

Zorg dat achterblijvers tijdens de reis altijd bereikbaar zijn via mobiel en e-mail. Dit geldt ook voor de wegbrengers en ophalers. Bij dringende situaties moeten wij snel contact kunnen opnemen. Dit gebeurd bijvoorbeeld bij vertraging op de terugreis. Geef deze gegevens daarom ruim voor vertrek door aan ons kantoor. Op het inschrijfformulier vragen wij hier expliciet naar.

Belangrijke informatie op deze website

Lees altijd de Veelgestelde vragen en de Informatie op onze website. Hierin staat belangrijke informatie voor de reiziger maar ook voor achterblijvers. Zo bent u op de hoogte van onze werkwijze.

Persoonlijke account reizigers

Iedere reiziger heeft een persoonlijke account op onze website. Op deze pagina staan je persoonsgegevens, deelnemers- en begeleiderslijsten, een factuur- en betalingsoverzicht, een digitale versie van het reisboekje, enz.

Je gebruikersnaam is het emailadres dat je hebt opgegeven bij de algemene gegevens. Het wachtwoord maak je zelf aan en mocht je deze zijn vergeten dan kun je een nieuw wachtwoord aanvragen. 

De overeenkomst

Zodra wij een digitaal ondertekende boeking (door een tekenbevoegde persoon) ontvangen, gaan wij over tot factureren. Met het verzenden van de factuur is er een rechtsgeldige overeenkomst met Flow Reizen ontstaan. Vanaf dat moment gelden de annuleringsvoorwaarden en de algemene reisvoorwaarden. Onze reizen vallen onder de ANVR-reisvoorwaarden, beide onderwerpen zijn uitgebreid beschreven op deze website.

Betalingstermijnen

Op iedere factuur staat een betalingstermijn, inclusief de datum van aanbetaling en de uiterste datum voor rest- of totaalbetaling. Ook de verschuldigde bedragen worden vermeld. Je ontvangt de factuur na boeking en kunt deze ook bekijken via je persoonlijke account.

Niet tijdig betalen

Wordt de aan-, rest- of totaalbetaling niet op tijd voldaan, dan is de reiziger in verzuim. Je ontvangt een herinnering per e-mail en hebt vervolgens 7 werkdagen om alsnog te betalen. Blijft betaling uit, dan wordt de boeking geacht geannuleerd te zijn op de dag van verzuim, en worden de gebruikelijke annuleringskosten in rekening gebracht (volgens de ANVR-voorwaarden).

In uitzonderlijke gevallen kan uitstel van betaling worden overeengekomen met Flow Reizen. Het risico hiervan ligt bij de reiziger: bij niet tijdig betalen kun je van de reis worden uitgesloten en blijven de annuleringskosten verschuldigd aan Flow Reizen.

Voorbeeld

Een factuur moet 8 weken voor vertrek geheel betaald zijn. Bij niet tijdig betalen, ondanks de herinneringsbrieven, kun je uitgesloten worden van de reis. De kosten die jij op dat moment moet betalen aan Flow Reizen zijn 50% van het totaalbedrag van je factuur (zie Annuleringsvoorwaarden). Als wij in dit geval een uitstel van 2 weken verlenen en er wordt niet tijdig betaald, dan heeft Flow Reizen het recht om je reis te annuleren. De kosten die jij op dat moment moet betalen aan Flow Reizen zijn 75% van het totaalbedrag van je factuur (zie Annuleringsvoorwaarden). Het risico van uitstel ligt altijd bij de boeker. Deze regel is conform de reisvoorwaarden ANVR, artikel 3.

Alle overige kosten die verbonden zijn aan de invorderingsmaatregelen, zoals de juridische kosten, komen ingevolge onze leveringsvoorwaarden geheel voor rekening van de boeker. Tevens maken wij dan aanspraak op de wettelijke en contractuele rente, vanaf het moment van het verstrijken van de vordering d.d. betaald. Let op: uit ervaring kunnen wij melden dat deze kosten kunnen oplopen tot het 3 -tot 4-voudige bedrag.

Klachten voorkomen

Tijdens een reis kan het soms lastig zijn om je gevoelens of onvrede te uiten. Probeer dit tijdig bij de begeleiding aan te geven, zodat er ter plekke iets aan gedaan kan worden. Na de reis is dit vaak niet meer mogelijk. Tips:

1. Lees alle belangrijke informatie op onze website; veel vragen en situaties worden daar al beantwoord.
2. Heb je moeite met het uiten van je gevoelens? Vermeld dit op het inschrijfformulier, zodat de begeleiding hiervan op de hoogte is en regelmatig bij je navraagt.

Voorvallen tijdens de reis

Tijdens een begeleide reis houden we een logboek bij van eventuele voorvallen en klachten. Dit wordt, indien nodig, samen met de betrokkenen ingevuld. Lukt het tijdens de reis niet om een situatie volledig op te lossen, dan nemen de begeleiders contact op met het thuisfront voor informatie en overleg.

Onvrede na de reis

Als je na de reis alsnog ergens ontevreden over bent, bel ons zeker, dan gaan we de situatie bekijken en uitzoeken met alle betrokken partijen. Ben je daarna nog niet tevreden, dan kan je tot 8 weken na terugkomdag van de reis een schriftelijke klacht indienen. Deze dient aangetekend per post naar ons verzonden te worden. Wij hebben een klachtenafhandeling protocol waarbij wij nastreven om alle klachten binnen redelijke tijd op te lossen. Dit protocol sturen wij na ontvangst van een aangetekende klacht direct op.

Omboeken

Een reis kan alleen worden omgeboekt naar een andere reis binnen hetzelfde reisseizoen en jaar. Zo kan een reis uit de zomerbrochure niet worden omgeboekt naar een reis uit de winterbrochure, en omboeken naar een ander jaar is niet mogelijk.

Kosten

De standaard omboekingskosten zijn € 30,- 

Meerkosten

Als Flow Reizen al kosten heeft gemaakt voor jouw oorspronkelijke boeking, zoals vliegtickets of hotelovernachtingen, worden deze doorberekend bovenop de standaardkosten. Dit gebeurt vooral wanneer je kort voor vertrek omboekt en wij al reserveringen hebben gedaan. Volgens de ANVR-boekingsvoorwaarden kunnen deze kosten niet door Flow Reizen worden gedragen als je besluit een andere reis te boeken.