Boekingen

Voor het boeken

1. Lees de brochure en de website goed door. Lees niet alleen alle details over je reis, maar ook alle informatie betreffende de doelgroep, onze manier van begeleiden, de annuleringsvoorwaarden en andere belangrijke zaken. Deze staan allemaal op de website of in de brochures! Dit voorkomt misverstanden en teleurstellingen. We proberen zoveel mogelijk informatie te plaatsen over de begeleide reizen maar als je twijfelt of vragen hebt, bel ons dan. De website is uitgebreider dan de brochures.
2. Kies een reis uit. Maak een keuze uit telefonisch boeken of via internet boeken.

Boeken via de website 

1. Ga op de website bij het reisoverzicht naar de reis van je keuze. Klik op de reis.
2. Je kan kiezen uit het boekingsformulier voor vaste klanten of voor nieuwe klanten. Heb je eerder een reis bij ons geboekt, dan log je in met je persoonlijke wachtwoord en inlogcode. Een groot deel van het boekingsformulier is dan al ingevuld.  
3. Vul alle vragen in, controleer reeds ingevulde gegevens en wijzig deze indien nodig. Let op, er staan vragen bij die je verplicht in moet vullen om verder te kunnen gaan.
4. Print het formulier uit. Als je op de printknop klikt, dan verzend je het formulier automatisch naar Flow Reizen en wordt er een optie (voor 2 weken) op deze reis gezet op jouw naam.
5. Vul overgeslagen vragen handmatig in, voeg eventuele bijlagen toe. Heb je een vliegreis geboekt, voeg dan ook een kopie van je paspoort of ID-kaart toe. 
6. Voorkom identiteitsfraude: maak op de kopie die je mee stuurt je foto onherkenbaar en streep het BSN-nummer door.
7. Onderteken het boekingsformulier. Als je niet tekenbevoegd bent, dan moet er ook een handtekening van een tweede persoon bij die wel tekenbevoegd is. Zonder handtekening is er geen boeking.
8. Stuur voor het einde van de optietermijn het geprinte boekingsformulier naar Flow Reizen.
9. Na het uitprinten/verzenden van je boekingsformulier zal je automatisch een e-mail bericht van Flow Reizen ontvangen met een kopie van je boeking en een bevestiging van ontvangst.

Telefonisch boeken

1. Bel tijdens kantooruren naar Flow Reizen en vraag een boekingsformulier aan.
2. Wij zetten de reis van je keuze 2 weken voor jou in optie en we sturen het boekingsformulier per email of per post toe.
3. Vul het boekingsformulier volledig in. Voeg eventuele bijlagen toe. Heb je een vliegreis geboekt, voeg dan ook een kopie van je paspoort of ID-kaart toe. 
4. Voorkom identiteitsfraude: maak op de kopie die je mee stuurt je foto onherkenbaar en streep het BSN-nummer door.
5. Onderteken het boekingsformulier. Als je niet tekenbevoegd bent, dan moet er ook een handtekening van een tweede persoon bij, die wel tekenbevoegd is. Zonder handtekening is er geen boeking.
6. Stuur voor het einde van de optietermijn het boekingsformulier retour.

Na het boeken

1. Je ontvangt binnen 5 werkdagen de factuur, die tevens de bevestiging van de boeking is.
2. De manier van betalen en de vervaldata van betalingen staan op de factuur. De betalingsvoorwaarden staan op onze website.
3. Je ontvangt een persoonlijke inlogcode. Hiermee kun je op onze website naar je persoonlijke pagina gaan. Op deze pagina staat vanaf het voorjaar o.a. wie je reisgenoten en begeleiders zijn, je betalingsstatus, je reisgeschiedenis, enz. Je kan ook een persoonlijk profiel aanmaken en contact zoeken met reisgenoten.
4. Bij twijfel of als een boekingsformulier niet volledig of onduidelijk is, zullen wij eerst bellen met de aanvrager voordat wij tot boeken overgaan.
5. Annuleringsregelingen staan bij de algemene info op onze website. Lees deze goed door!
6. De persoonsgegevens worden alleen gebruikt door de reisleiding om goede begeleiding te kunnen bieden en door onze administratie voor o.a. facturering en verzekeringen. Er worden nooit persoonsgegevens uitgewisseld met derden, zoals beschreven in de Wet Persoonsregistratie. Wij gaan hier vertrouwelijk mee om.

Het boekingsformulier
Deze dient volledig en naar waarheid te worden ingevuld. Bij het verstrekken van onjuiste en/of onvolledige gegevens behoudt de organisatie zich het recht voor om deelnemers uit te sluiten, ook tijdens de reis. Geef daarom zoveel mogelijk inzicht in je gedrag en karakter, zodat we dat kunnen bespreken met het begeleidersteam en onze begeleiding aan kunnen passen aan jouw wensen. Dat voorkomt onnodige misverstanden tijdens de reis.

Wij houden ons tijdens de reis aan de afspraken die op je boekingsformulier staan, bijvoorbeeld: Als op het boekingsformulier staat dat wij geld of medicatie moeten beheren, of als er ingevuld is dat je niet alleen op stap mag (of juist wel), dan houden wij ons daar aan tijdens de reis. Vul daarom de boekingsformulieren correct en volledig in ter voorkoming van frustraties of misverstanden tijdens een reis. Verzwijg niets. Onze begeleiders hebben de verantwoordelijkheid om zich aan deze afspraken te houden tegenover jou en je ouders en/of begeleiders thuis.

Bijlagen
Stuur eventuele bijlagen betreffende je boekingsformulier meteen mee bij inschrijving en niet vlak voor of bij vertrek! Dit kunnen bijvoorbeeld bijlagen zijn betreffende de medicatie, behandelplan, diagnoses, enz. Wij zijn ook heel blij met handvatten hoe er thuis wordt omgegaan met bepaalde situaties en karakters.

Wat betekent begeleid op reis gaan met Flow Reizen?
Wij begeleiden ongeveer 1 op 5. Kan je dat niet aan, dan zijn onze reizen helaas niet geschikt voor jou. Je hebt, door je in te schrijven op deze reis, aangegeven dat je hieraan voldoet. Je bent dus op de hoogte van onze manier van begeleiden, zoals beschreven in onze brochures en op onze website. Mocht in de praktijk blijken dat je meer zorg nodig hebt, waardoor onze begeleiders overbelast worden en dat weer ten koste gaat van andere deelnemers, dan kan dat betekenen dat we besluiten dat verdere deelname niet wenselijk is voor alle partijen. Dat kan dus ook tijdens een reis besloten worden.

Je boekt een reis bij Flow Reizen, omdat je een bepaalde mate van begeleiding nodig hebt. Voor iedere deelnemer kan deze begeleiding anders zijn. De ene deelnemer heeft minder begeleiding nodig dan de ander. Sommige deelnemers vragen structuur bij de dagindeling, anderen hebben hulp nodig met medicatie, geldzaken, contacten maken, sociale vaardigheden, taal, enz. Voor alle deelnemers gelden groepsregels die voor iedereen gelijk zijn. Flow Reizen is verantwoordelijk voor het welbevinden van de hele groep. Dat betekent dat jouw gedrag niet ten koste van de groepssfeer mag gaan.

Er gaan verschillende mensen mee op reis. Wij verwachten van jou dat je een reisgenoot gelijkwaardig en respectvol behandelt. Jij kiest zelf ook voor Flow Reizen, omdat je een bepaalde mate van begeleiding nodig hebt en jij wil, net als iedereen, toch ook respectvol behandeld worden?